Política de Gobiernos Corporativos

El liderazgo y la integridad nacen desde arriba. En ISS, lideramos con el ejemplo y nuestra conducta como Gerentes de ISS  juega un papel importante en guiar a nuestros 500,000 colegas en todo el mundo y en reflejar nuestra cultura basada en valores hacia nuestros clientes y stakeholders. Las reglas básicas para la conducción de nuestro negocio de manera ética y responsable, que van en línea con nuestros valores, se delinean a continuación. Todos los gerentes de ISS deben seguir estas reglas de manera obligatoria.

Requerimientos de cumplimiento mínimos:

(i) Las Políticas de Cumplimiento Claves de ISS deben ser distribuidas a, e incluidas en los contratos de empleo de los Gerentes de ISS.

(ii) Todos los Gerentes ISS deberán recibir capacitación en relación al Código de Conducta durante su inducción inicial y deberán ser capacitados nuevamente cada dos años.

(iii) Los contratos de empleo de los Gerentes de ISS deberán incluir una prohibición de actuar si existe un conflicto de interés no divulgado y forma de divulgación de tal conflicto, según esta Política.

(iv) Los CEO y CFO regionales, como también el Gerente País (Country Manager) y CFO locales, deberán firmar cartas de Representación Gerencial en conexión con los reportes semestrales y anuales del HFM enviados al Área de Control del Grupo, confirmando el cumplimiento de las Políticas ISS mencionadas en las cartas de representación gerencial y la ausencia de conflictos de interés no divulgados.

(v) La Gerencia País (Country Management) deberá implementar procedimientos para asegurar la transparencia y divulgación de conflictos de interés a todo nivel gerencial. Como mínimo, los Gerentes ISS deben declarar, al menos una vez por año, por escrito que no mantienen conflictos de interés no divulgados.

(vi) La aprobación de los conflictos de interés no divulgados deberá ser registrada por escrito en el nivel apropiado (por ejemplo: en las minutas BRM con la Gerencia País [Country Management] en caso de un Gerente; en la Gerencia Regional y CEO del Grupo para los Gerentes País (Country Managers).

El Grupo ISS hace negocios en todo el mundo y opera localmente a través de filiales de países lideradas por equipos gerenciales. Las Filiales se establecen y administran como entidades legales independientes, pero también forman parte del Grupo ISS. Consecuentemente, la capacidad del Grupo para ejercer su derecho a voto, sus derechos financieros y de administración como accionista debe tener precedencia en el manejo y establecimiento de Filiales.

La gobernabilidad de las Filiales deberá asegurar responsabilidad y cumplimiento local con las leyes y políticas del Grupo ISS.

Requerimientos de cumplimiento mínimos:

(i) Sujeto a las leyes locales, establecer y mantener para la Compañía matriz (Top Holding Company), un Directorio País con Gestión Regional y representantes del Grupo.

(ii) En las otras filiales, el Gerente País (Country Manager)  y el CFO del País deberán, como norma básica, formar parte del Directorio de la Filial.

(iii) Los informes de la estructura legal deben mantenerse actualizados en el formato del HFM y ser enviados trimestralmente.

(iv) Entregar informes trimestrales en el HFM de demandas y disputas materiales (“Informes de Litigios”).

(v) Mantener reuniones mensuales de BRM (se excluyen los períodos de vacaciones) entre la Gerencia Regional y la Gerencia País (Country Management), y la Gerencia País (Country Management) y las unidades de negocio locales.

(vi) El uso de agendas y minutas escritas estándar para las BRM con la Gerencia Regional y la Gerencia País (Country Management).

(vii) Informes anuales auditados por el Área de Auditoría del Grupo.

(viii) Informes anuales enviados a las autoridades apropiadas en las fechas estipuladas y no más allá de seis meses después del término del año fiscal pertinente con el Área de Control del Grupo.

(ix) Revisión semestral y actualización de los principales riesgos claves del país y  controles relacionados según la Política de Riesgo del Grupo.

Los acuerdos de empleo para Gerentes ISS no son solo contratos importantes para las personas a nivel individual, sino también para el Grupo ISS. En reconocimiento a su importancia, y para asegurar la transparencia y alineación con los términos y condiciones, dichos acuerdos y cambios deben ser aprobados según el principio del abuelo/a, como se describe a continuación.

Requerimientos de cumplimiento mínimos:

(i) Implementación de procedimientos de aprobación del abuelo/a para los contratos de Gerentes ISS, incluidos cartas de salario y bonos y cambios a los mismos. 

(ii) Formatos del Área de Personas y Cultura del Grupo en ingles usados para los contratos de empleo o servicio del Gerente País (Country Manager) y sus reportes directos.

(iii) Una copia actualizada de los contratos de empleo o servicio del Gerente País (Country Manager) y CFO (incluidos los anexos) debe ser enviada al Área de Personas y cultura del Grupo, cada vez que se lleve a cabo un cambio o actualización.

(iv) Un resumen general de los gastos de representación del Gerente País (Country Manager) enviados para reembolso, debe ser enviado y revisados por el CEO Regional en intervalos regulares y con una frecuencia no menor que cada dos meses. En una frecuencia similar, el Gerente País (Country Manager) debe revisar y aprobar los gastos de representación de sus reportes directos.

(v) Resúmenes actualizados de los contratos de empleo del equipo gerencial (Country Management) deben ser enviados al Área de Personas y Cultura del Grupo una vez al año, usando los formatos dispuestos por P&C.

(vi) Todos los acuerdos de empleo para gerentes ISS deberán incluir cláusulas sobre el (i) cumplimiento del Código de Conducta y las Políticas Clave de Cumplimiento de ISS, (ii) conflictos de interés, (iii) obligaciones de confidencialidad aplicables durante y después del empleo, así como también (iv) cláusulas aplicables y restrictivas (de no competencia, no solicitud y no interferencia, según se aplica).

(vii) Planes de sucesión implementados para todos los gerentes de ISS y planificación de sucesión para la Gerencia País (Country Management) y Gerentes Senior del País informados en el sistema de evaluación de desempeño (Performance Page ISS) u otros instrumentos designados por el Área de Personas y cultura del Grupo.

(viii) Se requiere a que las Regiones y Países establezcan Comités de Remuneraciones Regionales/Países para comunicar dentro de la organización los principios establecidos por el Comité de Remuneración y Nominaciones del Directorio y del EGM.
 

Contar con normas de firma y procedimientos de aprobación apropiados y eficientes, que cubran las transacciones a nivel Grupo, Regional y País, mitiga los riesgos y salvaguarda los intereses de ISS y sus gerentes. Las normas de firma y procedimientos de aprobación son ejes impulsores fundamentales para la responsabilidad y proporcionan herramientas eficientes de gestión de riesgo.

A la Gerencia País (Country Management) se le ha conferido la autoridad para tomar decisiones y efectuar transacciones en el curso ordinario del negocio, y mientras lo haga debe cumplir restricciones en virtud de:
(i) Leyes vigentes.
(ii) documentos y resoluciones corporativas Constitucionales.
(iii) Políticas ISS que incluyen lineamientos y procesos de aprobación específicos obligatorios dictados por la Casa Matriz (HQ).
(iv) Contratos de empleo
(v) Niveles de aprobación acordados con la Gerencia Regional.
(vi) Instrucciones específicas por escrito del EGM o de la Gerencia Regional.

Requerimientos de cumplimiento mínimos:

(i) Se debe establecer una matriz de aprobación y delegación por país, que aborde todas las operaciones del país reflejando la regla de doble firma. Dicha matriz debe incluir, como mínimo, niveles de decisiones o transacciones relativas a (i) gastos, contratos de adquisiciones, incluyendo subcontratistas, inversiones, finanzas y tesorería, litigios, seguros, (ii) contratos específicos tales como acuerdos de arriendos (leasing), auspicios, acuerdos con consultores o agentes y (iii) con respecto a contratos de clientes: niveles de contribución por contrato e ingresos (Revenue), así como también riesgos comerciales y legales claves. Ver sección 6.

(ii) Una matriz de aprobación y delegación regional debe establecerse y cubrir todos los niveles aplicables para ciertos tipos de contratos y transacciones significativas que requieren aprobación de la Gerencia Regional. Si se prefiere, los niveles regionales de aprobación pueden ser incluidos en la matriz de aprobación general del país.

(iii) Se deben enviar copias de las matrices de aprobación y delegación, así como también los niveles de aprobación al Área de Auditoría Interna del Grupo.

(iv) Las matrices de aprobación y delegación deben ser revisadas una vez dentro de cada año calendario por la Gerencia País (Country Management) y Gerencia Regional.

Construir una estructura de gobierno en conformidad con la manera en que ISS comienza un contrato con sus clientes no sólo depende de disponer de reglas de firma y matrices de aprobación y delegación correctas. También depende de qué tan bien estamos evaluando los riesgos contenidos en estos contratos. Es importante señalar que un proceso de aprobación de un contrato de cliente no es un asunto de evitar riesgos, si no de identificar y comprender los riesgos que enfrentamos para tomar las acciones de mitigación apropiadas y brindar a los que toman las decisiones información relevante. Finalmente, nuestro objetivo es apoyar a nuestros clientes a puedan satisfacer su propósito y eso no lo hacemos ni aceptando riesgos a ciegas ni descartando riesgos por defecto.

La Gerencia País (Country Management) es responsable de implementar una matriz de decisiones y aprobación adecuada en relación a todos los tipos y tamaños de contratos de clientes, así como también respecto a sus perfiles de riesgo, tomando en consideración las Políticas ISS.  Se recomienda que la Gerencia País (Country Management) tome en cuenta el tamaño, segmento y modelo de entrega de servicio a los clientes, como categorías sobre las cuales se base el proceso de aprobación.

Requerimientos de cumplimiento mínimos:

(i) Los contratos estándar aprobados por la Gerencia País (Country Management) deben estar en práctica para los diversos segmentos de cliente (Cuenta Clave [Key Account], Servicios Especializados y Directos [Route-based]), según sea acordado con la Gerencia Regional.

(ii) Los contratos estándar incluyen los principales riesgos legales y comerciales según se describe en el NPF de manera apropiada en el país local y según la postura legal preferida y confirmada por los asesores legales internos o externos. Se recomienda que eso sea revisado y actualizado cada dos años.

(iii) Los contratos estándar deben ser fácilmente accesibles para los empleados (por ejemplo: intranet), y la comunicación y capacitación para los empleados pertinentes respecto a contratos estándar y posturas legales, incluidas nuevas versiones y actualizaciones, se deben efectuar a su debido tiempo.

(iv) Las desviaciones en los contratos estándar que nacen de negociaciones de contratos deben ser aprobadas según las políticas de firma y matrices aprobadas del país.

(v) La Gerencia País (Country Management) debe asegurar el establecimiento de un proceso de aprobación y revisión con un procedimiento correcto de evaluación de riesgo y aprobación final del comité de licitación.

(vi) Los países con ingresos anuales (Revenue) de más de DKK 1 billón deben usar el CRAM@ISS para la revisión del contrato y evaluación de riesgo.

(vii) Como mínimo, todos los contratos de clientes que alcancen un ingreso anual (Revenue) superior a los DKK 75 millones (€ 10 millones) deben seguir el proceso de aprobación de LCC, incluido el uso del CRAM@ISS.

(viii) Los contratos por sobre los DKK 40 millones (€ 5 millón) en ingresos anuales sin tope de responsabilidades y para todos los contratos aeroportuarios sin tope de responsabilidades deben ser reportados al Grupo de Riesgos, revisado mediante CRAM@ISS y aprobado por la Gerencia Regional y Grupo de Riesgo.

(ix) Se deben adoptar e implementar Políticas y Procedimientos de Retención de Documentos.

(x) Se deben adoptar e implementar Políticas y Procedimientos de Gestión de Cambios para los Contratos.

Ciertas transacciones o contratos conllevan riesgos significativos o pueden afectar las obligaciones o posición financiera del Grupo ISS en su conjunto. Para estos efectos se han establecidos lineamientos específicos y se aplican requerimientos de aprobación, tal como se establece a continuación.

En la medida  que estos asuntos requieran aprobación de accionistas o directorio según la ley local, la Gerencia País (Country Management) debe asegurar que la documentación apropiada sea preparada, ejecutada y archivada en un lugar centralizado. Todos los documentos relativos a transacciones que incluyan acciones de ISS Global A/S u otra compañía matriz danesa (por ejemplo: acuerdos de transferencia de acciones, copias de registros de accionistas, etc.), deben ser enviados al Área Legal del Grupo.

Los principios de gobierno corporativo de esta Política representan una valiosa contribución  para la operación de nuestro negocio de manera prudente y confiable. Sin embargo, no funcionan solos. La supervisión y auditoría del cumplimiento de esta Política son importantes y necesarios para documentar responsabilidades y asegurar el progreso de la implementación.

Requerimientos de cumplimiento mínimos:

(i) Control Anual de Auto-evaluación de esta Política mediante la auto-evaluación del GIA.

(ii) Revisión de la implementación de esta Política y el establecimiento de objetivos para el nivel de madurez para el siguiente año (según lo determinado por el Control de Auto-evaluación del GIA) ha ser discutido y acordado con la Gerencia Regional anualmente.