Construir una estructura de gobierno en conformidad con la manera en que ISS comienza un contrato con sus clientes no sólo depende de disponer de reglas de firma y matrices de aprobación y delegación correctas. También depende de qué tan bien estamos evaluando los riesgos contenidos en estos contratos. Es importante señalar que un proceso de aprobación de un contrato de cliente no es un asunto de evitar riesgos, si no de identificar y comprender los riesgos que enfrentamos para tomar las acciones de mitigación apropiadas y brindar a los que toman las decisiones información relevante. Finalmente, nuestro objetivo es apoyar a nuestros clientes a puedan satisfacer su propósito y eso no lo hacemos ni aceptando riesgos a ciegas ni descartando riesgos por defecto.
La Gerencia País (Country Management) es responsable de implementar una matriz de decisiones y aprobación adecuada en relación a todos los tipos y tamaños de contratos de clientes, así como también respecto a sus perfiles de riesgo, tomando en consideración las Políticas ISS. Se recomienda que la Gerencia País (Country Management) tome en cuenta el tamaño, segmento y modelo de entrega de servicio a los clientes, como categorías sobre las cuales se base el proceso de aprobación.
Requerimientos de cumplimiento mínimos:
(i)
Los contratos estándar aprobados por la Gerencia País (Country Management) deben estar en práctica para los diversos segmentos de cliente (Cuenta Clave [Key Account], Servicios Especializados y Directos [Route-based]), según sea acordado con la Gerencia Regional.
(ii)
Los contratos estándar incluyen los principales riesgos legales y comerciales según se describe en el NPF de manera apropiada en el país local y según la postura legal preferida y confirmada por los asesores legales internos o externos. Se recomienda que eso sea revisado y actualizado cada dos años.
(iii)
Los contratos estándar deben ser fácilmente accesibles para los empleados (por ejemplo: intranet), y la comunicación y capacitación para los empleados pertinentes respecto a contratos estándar y posturas legales, incluidas nuevas versiones y actualizaciones, se deben efectuar a su debido tiempo.
(iv)
Las desviaciones en los contratos estándar que nacen de negociaciones de contratos deben ser aprobadas según las políticas de firma y matrices aprobadas del país.
(v)
La Gerencia País (Country Management) debe asegurar el establecimiento de un proceso de aprobación y revisión con un procedimiento correcto de evaluación de riesgo y aprobación final del comité de licitación.
(vi)
Los países con ingresos anuales (Revenue) de más de DKK 1 billón deben usar el CRAM@ISS para la revisión del contrato y evaluación de riesgo.
(vii)
Como mínimo, todos los contratos de clientes que alcancen un ingreso anual (Revenue) superior a los DKK 75 millones (€ 10 millones) deben seguir el proceso de aprobación de LCC, incluido el uso del CRAM@ISS.
(viii)
Los contratos por sobre los DKK 40 millones (€ 5 millón) en ingresos anuales sin tope de responsabilidades y para todos los contratos aeroportuarios sin tope de responsabilidades deben ser reportados al Grupo de Riesgos, revisado mediante CRAM@ISS y aprobado por la Gerencia Regional y Grupo de Riesgo.
(ix)
Se deben adoptar e implementar Políticas y Procedimientos de Retención de Documentos.
(x)
Se deben adoptar e implementar Políticas y Procedimientos de Gestión de Cambios para los Contratos.